プライバシーポリシー

本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）は、Nota行政書士事務所（以下「当事務所」といいます。）が運営するウェブサイトおよび当事務所の業務における個人情報等の取扱いについて定めるものです。当事務所は、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、適切に取り扱います。

1. 事業者情報

事業者名：Nota行政書士事務所
代表者名：田中紀子
所在地：〒141-0022 東京都品川区東五反田5-21-15 3F 04号室
連絡先：info⚫︎nota-office.com (⚫︎→@に変えてください)

※お問い合わせは、上記連絡先へご連絡ください。

2. 適用範囲

本ポリシーは、当事務所が取得するすべての個人情報、特定個人情報（マイナンバーを含む）およびクッキー等のオンライン識別子に適用されます。

3. 取得する情報の種類

当事務所は、以下の情報を、適法かつ適正な手段により取得します。

氏名、職業、勤務先、住所、電話番号、メールアドレス、国籍、生年月日、家族関係、在留資格・在留カード情報、旅券情報、戸籍・住民票等の公的証明書情報
依頼内容、相談記録、委任状・各種申請書類、関係資料（契約書、証明書、写真等）
請求・支払情報（請求書宛名、振込元口座名義等）
ウェブサイトの利用に伴い自動的に取得する情報（IPアドレス、クッキー、ブラウザ情報、アクセス日時・閲覧履歴等）

4. 利用目的

当事務所は、取得した情報を以下の目的で利用します。

受任可否の判断、利益相反の確認、本人確認（KYC）
行政書士業務（各種許認可申請、在留資格手続、契約書作成・チェック、登録支援機関業務等）遂行のため
関係機関（出入国在留管理庁・法務局・各自治体等）への申請・届出・照会・連絡のため
ご連絡、面談・オンライン会議の調整、相談対応、資料の授受および案件管理のため
請求・会計処理、入金管理、税務関連手続のため
再委託先・提携専門家（弁護士・社会保険労務士・司法書士・翻訳者等）との連携のため
サービス改善、品質向上、セミナー・ニュースレター等のご案内（任意の同意・配信停止可）のため
法令遵守、紛争・苦情対応、権利行使・防御のため

※利用目的を変更する場合は、相当の関連性が認められる範囲で行い、変更後の目的を公表します。

5. 第三者提供

当事務所は、以下の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。

法令に基づく場合
人の生命、身体又は財産の保護のために必要で、本人の同意取得が困難な場合
公衆衛生の向上・児童の健全育成の推進のために特に必要で、本人の同意取得が困難な場合
国の機関等への協力で、同意取得により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
業務遂行に必要な範囲で、個人データの取扱いを委託する場合（委託先の適切な監督を行います）
事業承継等に伴う提供で、法令に基づく措置を講じる場合

6. 海外への移転

当事務所は、クラウドサービスその他の利用により、個人データを外国にある第三者へ提供又は委託する場合があります。その際は、移転先における個人情報保護制度等の必要な情報を提供し、本人の同意を取得するか、法令の要件を満たす適切な措置を講じます。

7. 安全管理措置

当事務所は、個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止等のため、以下の安全管理措置を講じます。

組織的措置：取扱規程の整備、アクセス権限管理、点検・ログ確認、委託先管理
人的措置：当事務所は現時点で従業員を雇用していませんが、代表者個人による遵守として次を実施します。
- 行政書士法に基づく守秘義務の徹底および秘密保持誓約の明文化
- 法改正・ガイドラインの定期的な自己研修、取扱規程の年次見直し
- パスワードマネージャの利用、二要素認証の必須化、アカウント共有の禁止
- 機器更新・譲渡・廃棄時のアカウント無効化・初期化（データ消去）の実施
- 外部委託（翻訳者・提携専門家等）を利用する場合の守秘義務契約（NDA）締結と取扱範囲の明確化
物理的措置：施錠保管、持出し制限、画面のぞき見防止
技術的措置：アクセス制御、多要素認証、暗号化、マルウェア対策、バックアップ
事故対応：万一事故等が発生した場合は、事実関係の調査、影響評価、再発防止策の実施・公表、関係機関への報告等を速やかに行います。

8. 保有期間と廃棄

個人データは、利用目的達成に必要な期間及び関連法令・業務指針等で定める期間保有し、不要となった場合には復元不能な方法で適切に削除・廃棄します。

9. マイナンバー（特定個人情報）の取扱い

当事務所は、番号法に基づく事務（源泉徴収、社会保険・雇用保険手続等）で必要な範囲に限り、個人番号を取得・利用・保管します。個人番号は厳重に管理し、保存期間経過後は速やかに廃棄します。番号法で認められる場合を除き、第三者提供はいたしません。

10. 開示等の請求手続（保有個人データ）

本人又は代理人は、当事務所の保有個人データに関し、開示・利用目的の通知・訂正・追加・削除・利用停止・第三者提供停止等（以下「開示等」といいます。）を請求できます。請求の際は、本人確認書類のご提示をお願いすることがあります。適切な範囲で速やかに対応し、結果をご連絡します。原則として手数料はいただきませんが、実費が発生する場合は事前にご案内します。

【申請窓口】

送付先・メール：上記「1. 事業者情報」記載の連絡先
記載事項：請求内容、氏名、連絡先、案件名（該当する場合）等

11. クッキー（Cookie）等の利用について

当事務所のウェブサイトでは、利便性向上、トラフィック解析、広告配信の最適化のため、クッキー等の技術を利用することがあります。クッキーはブラウザ設定で無効化できますが、機能の一部が利用できなくなる場合があります。アクセス解析・広告ツールを利用する場合は、各提供者のポリシーに基づきデータが収集・共有されることがあります。

【使用ツール】

Google Analytics 4（GA4）

外部送信について（電気通信事業法）

当事務所は、利用者の端末から第三者へ情報が送信される仕組み（外部送信）について、次のとおり公表します。

Google アナリティクス（GA4）
送信先：Google LLC
送信される情報：ユーザー識別子、閲覧URL・タイトル・リファラ、アクセス日時、端末・ブラウザ情報、IPアドレス等（取得項目はGoogleの仕様に依存）
利用目的：当サイトの利用状況の把握・分析、サービス改善
オプトアウト：Google が提供する「Google Analytics オプトアウトアドオン」をご利用いただけます。
SNSシェアボタン（Cocoon 標準のリンク型）
対象：X（旧Twitter）、Facebook 等のシェアボタン
仕様：Cocoon 標準のシェアボタンはリンク型であり、ページ表示時に第三者のスクリプトを読み込まず、ページ閲覧時点での外部送信は発生しません。ボタンをクリックした場合は、各SNSのサイト上での処理となります。

12. 外部サイトへのリンク

当事務所のウェブサイトには外部サイトへのリンクが含まれる場合があります。リンク先での個人情報の取扱いについて当事務所は責任を負いません。各サイトのポリシーをご確認ください。

13. 未成年の個人情報

未成年の方が個人情報を提供する場合は、保護者の同意を得た上でご提供ください。

14. 守秘義務

当事務所は、行政書士法その他法令に基づく守秘義務を負っており、業務上知り得た秘密を正当な理由なく第三者へ漏らしません。

15. 本ポリシーの改定

当事務所は、法令の改正や運用状況に応じて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更がある場合には、当事務所ウェブサイトでお知らせします。

16. お問い合わせ窓口

本ポリシー及び個人情報の取扱いに関するご質問・ご相談は、下記までお問い合わせください。

事務所名：Nota行政書士事務所
連絡先：info⚫︎nota-office.com (⚫︎→@に変えてください)
受付時間：平日10:00〜17:00

制定日：2025年4月30日
最終改定日：2025年8月16日